Bokningsvillkor för konferenser och grupper
Avtalspart:
Pathfinder Travels AB
Göteborgsvägen 3
443 30 Lerum
Telefon 031-7070080
E-mail: info@pathfindertravels.se
Organisationsnummer 556823-8447
Allmänna villkor för konferenser, gruppbokningar och övriga arrangemang
Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor ska gälla.
1. Definitioner
Ett arrangemang är när aktiviteter eller lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid annan gruppbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den avtalspart som levererar arrangemanget, i detta fallet Pathfinder Travels AB . En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare och priset för särskilt beställda tjänster.
2. Beställning
Beställning ska ske skriftligt. Giltigt avtal om bokning anses ha träffats den dag skriftlig bekräftelse skett via återsändande av underskriven bekräftelse.
3. Förskott
Ett förskott på 50 procent av bekräftat belopp ska betalas när bokningen görs mindre än tre månader innan arrangemanget. Om bokning görs mer än tre månader innan arrangemanget ska ett förskott på 25 procent betalas vid bokning och ett på 25 procent när det återstår tre månader till arrangemanget. Förskotten förfaller till betalning inom 10 dagar från fakturornas datum. Fakturor på förskottsbeloppet sänds omgående efter bekräftad bokning samt tre månader innan arrangemanget när bokning skett mer än tre månader innan arrangemanget. Betalas inte förskottet är beställningen inte bindande för leverantören.
4. Särskilda önskemål vid beställning och konferensplanering
Har beställaren särskilda önskemål gällande krav på särskilda säkerhetsarrangemang, specialkost och så vidare ska det framföras redan vid beställningstillfället. Specificerad deltagarförteckning, specialkost, extra beställningar med mera skall vara leverantören tillhanda senast två (2) veckor före ankomst.
5. Värdefull egendom
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
6. Avbokning av arrangemang och reducering antal deltagare
Avbeställning ska ske skriftligt.Grupper 2-75 personer
• 10-12 veckor före ankomst 10 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• 10 – 4 veckor före ankomst 50 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
• Mindre än 4 veckor före ankomst 100 % avbokningskostnad av bokningens totala värde
Beställaren har rätt att fram till 4 veckor före ankomst reducera ursprungsantalet deltagare för bekräftad bokning med maximalt 10%. Mindre än 4 veckor före ankomst debiteras alla avbokningar med 100 %
7. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställt boende eller beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Arrangemanget faktureras enligt punkten 3 förskott ovan samt direkt efter genomfört arrangemang. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.
8. Reservation för prisändringar
Leverantören reserverar sig för prishöjningar. Leverantören ska omgående informera beställaren när pristillägg sker.
9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig, epidemier eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd i någon form.
10. Ansvar för egendom/vållande av skada
Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar endast för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme om skriftlig bekräftelse finns där leverantören har åtagit sig att ansvara för egendomen. Se även punkten 5. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.
11. Reklamationer
Reklamation skall omedelbart eller senast 72 timmar efter felets konstaterande och från den plats där felet har konstaterats framföras till kontaktperson för Pathfinder Travels AB. Beställaren skall bevilja Pathfinder Travels rimlig tidsfrist att korrigera eventuella fel eller brister.
12. Tvistlösning
Parterna bör försöka lösa tvist som gäller tolkningen eller tillämpningen av avtalet genom förhandlingar. Om parterna inte kan enas, kan tvisten prövas av allmän domstol.
13. Bokning genom förmedlare
Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett till leverantören. Detta bolag ska även vara redovisningsskyldigt gentemot leverantören för pengar det mottagit för leverantörens räkning.